Office Manager Ausbildung: Online Diplomlehrgang für Office-MitarbeiterInnen

• Sie erhalten eine fundierte Ausbildung zu strukturellen Zusammenhängen, digitalen Skills und Personalführung
• Sie haben Front Office, Vertriebsinnendienst, Kommunikation und Projektmanagement im Griff.
• Sie erhalten ein Verständnis für die organisatorischen Strukturen von Unternehmen

Ziele und Karrieremöglichkeiten nach der Weiterbildung
Die Ausbildung zum Office Manager soll Praktikern aus dem Office und Vertriebsinnendienst die Möglichkeit geben, sich beruflich weiter zu profilieren. Durch die vermittelten Lerninhalte können Sie viele neue Fähigkeiten in Ihren Arbeitsalltag einbringen und bei Führungskräften mit Fachwissen punkten.

Abschluss des Online Diplomlehrgangs
Sie schließen die Weiterbildung zum Office Manager mit einem Abschlusstest ab. Dieser Abschlusstest findet in Form eines Onlinetests (Dauer: 60 Minuten) über ein eigens eingerichtetes Onlineportal statt.

Mit dieser Weiterbildung erhalten Sie alle praktischen und theoretischen Fähigkeiten, um als Office Manager erfolgreich zu arbeiten.

Der Office Manager ist eine zentrale Figur in der Unternehmensstruktur, da er nicht nur den Sekretariatsbereich inklusive Front Office zu verantworten hat, sondern auch Kundenbetreuung, Teammanagement, Rechnungslegung, Mahnwesen sowie innerbetriebliche Organisations- und Abwicklungsprozesse in seinen Zuständigkeitsbereich fallen.
Die Tätigkeitsbereiche und Aufgaben variieren je nach Art, Größe, Organisationsstruktur und Branche des Unternehmens.

In diesem Lehrgang bekommen Sie das praktische Rüstzeug vermittelt, um erfolgreich im Office Management zu arbeiten.

Inhalte:

Office Management
Grundlagen im Officemanagement: Wir beleuchten die Unternehmensorganisation, Kommunikationsfähigkeiten und -konzepte sowie professionelles Zeitmanagement.

• Unternehmensorganisation
• Regeln und Kommunikation im Unternehmen
• Strukturen der Aufbau- und Ablauforganisation
• Stellenarten, Abteilungen und Gruppen
• Weisungs- und Kommunikationsbeziehungen
• Voraussetzungen und Aufgaben des Innendienstes
• Arbeitsplatzgestaltung
• Professionelles Zeitmanagement
• Analyse von Zeitverlusten
• Zeitmanagementmethoden
• Zeitmanagement mit ausgewählten Outlook-Tools

Front Office
Die Lerninhalte zu Front Office vermitteln Ihnen alle Fähigkeiten, die Sie als erfolgreicher Office Manager im Tagesgeschäft benötigen. Auch der Vertriebsinnendienst mit seinem vielfältigen Aufgabenbereich wird in diesem Lernmodul intensiv behandelt.

• Postverkehr
• Terminmanagement
• Büroorganisation/ Büromaterial
• ÖNORM 9001
• Geschäftskorrespondenz
• Stilsicher formulieren
• Dokumentenvorlagen
• Objekte und Formularelemente in Worddokumenten
• Einsatz und Erstellung von Präsentationen
• Veranstaltungsmanagement
• Vertriebsinnendienst
• Beschaffungsmanagement und E-Procurement
• Kaufmännischer Schriftverkehr
• Vertiefende Anwendungskenntnisse
• Angebot, Kalkulation, Auftragseingang
• Auftragsbestätigung, Leistungsnachweis/ Lieferschein, Rechnung
• ERP-Systeme
• Warenwirtschaftssysteme
• CRM-Systeme
• Tabellenkalkulation
• Arbeit mit Datenbanken

Zeitgemäße elektronische Kommunikation
Die Kommunikation in Unternehmen wird vermehrt über digitale Kanäle abgewickelt. Damit Sie als Office Manager technisch auf dem neuesten Stand sind, nehmen wir elektronische Kommunikation in diesem Lernmodul genau unter die Lupe.

• E-Mail Client und Planungstools
• E-Mail Kommunikation und Richtlinien
• E-Mail Sicherheit
• Informationsbeschaffung im Internet
• Internetbrowser
• Internetrecherche
• Travel-Management
• Datensicherheit
• Passwörter und Authentifizierung
• Verzeichnisschutz und Zugriffskontrolle
• Verschlüsselung und Cloud-Systeme
• Soziale Netzwerke (Facebook, Xing, LinkedIn, Messenger)

Personalführung
Führungskräfte erwarten vom Office Manager Fähigkeiten im Umgang mit unternehmensinternen und -externen Personen. Damit Sie gewappnet sind, bietet unsere Weiterbildung ein Lernmodul zu Personalführung.

• Mitarbeiterauswahl (Anforderungsprofil, Recruiting)
• Persönlichkeitsmodelle (DISG-Modell, Reifegradmodell)
• Onboarding
• Führungsaspekte und -kompetenzen
• Wahl des richtigen Führungsstils
• Mitarbeitergespräche
• Motivationstheorie nach Herzberg
• Teamentwicklung und Teamgefühl
• Konfliktmanagement (Konfliktarten und Konfliktlösung)
• Generationenmanagement
• Generationengerechte Gestaltung der Arbeitswelt
• Interkulturelle Kompetenz

Prozesse und Projekte
In Ihrem Arbeitsalltag im Office werden Sie regelmäßig Fähigkeiten im Prozess- und Projektmanagement benötigen, die Ihnen im Rahmen der Ausbildung vermittelt werden.

• Qualitätsmanagementprozesse und -systeme
• ISO 9000 ff.
• Deming-Zyklus
• Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems
• Dokumentationsanforderungen
• Grundlagen Prozess- und Projektmanagement
• Klassisches vs. agiles Projektmanagement
• Projektbeteiligte und deren Aufgaben
• Ebenen der Prozessteuerung
• Projektphasen, Projektplanung, Projektorganisation
• Projektdurchführung und -abschluss

Rechtliche Rahmenbedingungen

• Unternehmensformen im Überblick
• Rechtsstellung und Zuordnung
• Händler, Handelsvertreter, Agent, Vertriebler
• UGB, ABGB, Fernabsatzgesetz
• Vertragsrecht, Vertragsformen
• Grundsätze zu Verträgen B2B vs. B2C
• Haftungsrecht, Gewährleistung, Garantie
• Datenschutz vs. Datensicherheit
• Anforderungen und Pflichten der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)
• Gesetzliche Regelungen bei Personalanstellung
• Arbeitsvertrag
• Urlaubsanspruch, Krankheit, Arbeitszeitgesetz
• Abmahnung und Kündigung

Betriebswirtschaftliche Aspekte
Im Officemanagement müssen Sie mit vielen unternehmensrelevanten Themen vertraut sein. Dazu zählen auch betriebswirtschaftliche Aspekte, Kennzahlen und Auswertungen, die Ihnen im Online Diplomlehrgang Office Manager vermittelt werden.

• Betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Controlling
• Rentabilität, Liquidität, Kapitalstruktur, Cashflow
• Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung
• BWA - Betriebliche Auswertung (Aufbau, Analyse, Auswertung, Interpretation)
• Investitionsplanung und -rechnung
• Kategorisierung von Kosten, Kostenrechnungsarten
• Finanzierungsplanung
• Finanzierungsarten und -regeln

Kursstart: Ein Start ist jeden Montag möglich
Kursdauer: 22 Wochen
Lernaufwand: 20 Stunden pro Woche, freie Zeiteinteilung
Kursort: Online / 1x wöchentlich Online-Vorlesung
Kosten: € 2.905,–
(Monatliche Teilzahlung über Kurszeitraum möglich)

Für Teilnehmende mit Bildungskarenz gelten folgende Bedingungen:
Fixe Teilnahme am Live-Online Unterricht: Jede Woche, Mittwoch von 8-12 Uhr (4 h) und Live-Online-Teilnahme an der wöchentlichen Onlinevorlesung (1 h), die jeden Donnerstag von 19.00-20.00 Uhr stattfindet.
Zusätzlich: Die Zeiten an denen Sie - außerhalb der oben erwähnten Fixzeiten - auf der Lernplattform arbeiten wollen, müssen uns im Vorhinein bekannt gegeben werden.

Abschluss des Online Diplomlehrgangs
Sie schließen den Diplomlehrgang Office Management mit einem Abschlusstest ab. Der Abschlusstest findet in Form eines Onlinetests (Dauer: 60 Minuten) über ein eigens eingerichtetes Onlineportal statt.

Diese Weiterbildung richtet sich an SachbearbeiterInnen, Personen aus dem Innendienst und alle, die ihre Kenntnisse im Bereich Sekretariat und Sachbearbeitung vertiefen wollen. Wer sich mit Wissen zu strukturellen Zusammenhängen, digitalen Skills und Personalführung ausstatten will, ist im Online Diplomlehrgang zum Office Manager richtig.

Ausbildung im Überblick:
Unser Online Diplomlehrgang für Officemanagement erstreckt sich über 22 Wochen (ca. 5,5 Monate) und bietet eine effektive Struktur für Ihre Weiterbildung. Hier die Schlüsselelemente:


Studienbriefe:

• Theoretische Grundlage per Post und auf der Lernplattform.
• Personalisierte Zugangsdaten zum Studienstart.

Online-Vorlesungen:

• Wöchentliche themenbezogene Vorlesungen.
• Aufzeichnungen für maximale zeitliche Flexibilität.

Dozentensprechstunden:

• Nach Abschluss von Themenkomplexen.
• Gelegenheit für Verständnisfragen und Praxisbezug.

Online-Workshops:

• Zwei Tage zur Anwendung und Vertiefung des Wissens.
• Starker Praxisbezug für einen effektiven Lernprozess.

Praxisbezogene Hausaufgaben:

• Kontinuierliche Lernerfolgskontrolle nach jeder Themenwoche.
• Facheinschätzung durch den betreuenden Dozenten.

Online-Vorlesungen:
Aufbauend auf das theoretische Wissen zu Officemanagement, welches Sie sich im Vorfeld angeeignet haben, finden zu den jeweiligen Modulen themenbezogene Online-Vorlesungen statt. Die Online-Vorlesungen orientieren sich an den Inhalten der Studienbriefe und fokussieren auf den notwendigen Praxisbezug. In jeder Lehrgangswoche findet eine themenbezogene Online-Vorlesung statt.
Jede dieser Online-Vorlesungen wird für Sie aufgezeichnet und im Anschluss zur Verfügung gestellt. Dadurch profitieren Sie im Zuge der Weiterbildung zum Office Manager von maximaler zeitlicher Flexibilität.

Dozentensprechstunden:
Nach Abschluss bestimmter Themenkomplexe können Sie an einer Dozentensprechstunde teilnehmen.
Die vorangegangenen Themen werden durch den Dozenten noch einmal aufgearbeitet. Sie können Verständnisfragen und praxisbezogene Fragen stellen und dadurch die erlernten Inhalte auf einer praxisbezogenen Ebene beleuchten.

Online Workshops:
Im Rahmen der Ausbildung zum Office Manager werden zwei Online-Workshop-Tage angeboten, in denen das bereits angeeignete Wissen angewendet und vertieft wird. Auch durch diese Workshops erhält der Online Diplomlehrgang zum Office Manager starken Praxisbezug.